Schaut man aber mal genauer hin, kann man feststellen, dass es sich vielfach nur um Einzellösungen handelt. Richtige Digitalisierung findet da statt, wo Daten in verschiedenen Programmmodulen zur Verfügung gestellt werden. Wir kennen das alle vom Mobiltelefon: Die Kontaktdaten werden in verschiedenen Apps zur Verfügung gestellt, so dass es möglich ist eine E-Mail, SMS oder eine WhatsApp-Nachricht zu schreiben.

Wie aber sieht es mit den Daten im betrieblichen Alltag aus? Dazu einige Beispiele.

Die Kundendienstmonteure sind mit Tabletts ausgestattet und erstellen den Arbeitsbericht digital. Dazu suchen sie die Artikel aus dem (abgespeckten) Artikelkatalog aus und ergänzen Maschineneinsätze als feste Artikel. Die Arbeitszeit wird digital erfasst, indem Beginn und Ende der Arbeit sowie als Uhrzeit automatisch aufgenommen werden. Der so erstellte Bericht wird per PDF an das Büro und oder den Kunden gesendet.

„Ist doch prima,“ mag man denken.

Gut an diesem Verfahren ist tatsächlich, dass nun ein lesbarer Bericht sehr zeitnah, nämlich nach Abschluss der Arbeiten, im Büro vorliegt. Somit kann schnell abgerechnet werden.

Da beginnt aber nun die Arbeit wie vor der digitalen Ausstattung: Der Bericht wird als PDF ausgedruckt und in die Rechnungsmaske eingetippt. Vorhandene Artikelnummern sind lesbar, da, wo der Monteur jedoch keine Artikelnummer gefunden hat, beginnt der Büromitarbeiter die Kataloge zu wälzen oder auf einem parallelen Bildschirm im Online-Katalog des Großhandels die passende Artikelnummer zu suchen.

Um die Arbeitszeit abrechnen zu können, wird diese von Hand errechnet.

Eine wirkliche Arbeitserleichterung würde dann vorliegen, wenn ein Arbeitsbericht erzeugt worden wäre, der mit all seinen Einzelpositionen in ein Rechnungsdokument überführt werden könnte, auch die Arbeitszeit würde automatisch als Arbeits- oder Stundenwert in Rechnung und in die Stundenerfassung übernommen. Aus dem Arbeitsbericht wird nach der Unterschrift des Kunden eine PDF erzeugt, die dem Kunden, was zuvor als Durchschrift ausgehändigt wurde, per E-Mail zugestellt wird.

Ebenso digital unsinnig ist eine Zeiterfassungs-App, mit der der Monteur die Arbeitszeit erfasst und diese Daten dann in einer Excel-Tabelle im Unternehmen eingetragen werden. Digital sinnvoll ist dagegen die Übertragung der Arbeitszeiten in die Zeiterfassung der Branchensoftware mit Übernahme in den Arbeitsbericht und/oder in die Projektauswertung.

Ein weiteres Beispiel aus dem Kundenmanagement

Da wirbt ein Anbieter mit einer App, mit der alle Kundeninformationen erfasst werden können: Die Kontaktdaten des Kunden, seine Hobbys und Besonderheiten, die sich bei den Arbeiten dort ergeben haben.

All dieses Wissen sollte aber in dem Programm vorhanden sein, mit dem Angebote erstellt oder Kundendienstaufträge aufgenommen werden. Wenn der Monteur zum Kunden fährt, ist es für ihn schon wichtig zu wissen, ob ein Hund das Grundstück bewacht oder dass der Schlüssel immer unter dem Blumentopf an der Garage liegt, wenn der Kunde nicht zugegen ist. Derartige Informationen auf dem womöglich privaten Handy des Monteurs müssten erst abgerufen werden und verstoßen gleichzeitig auch gegen Datenschutzvorschriften.

Desgleichen gilt auch für die Informationsweitergabe per WhatsApp. In vielen Betrieben werden über diese App Infos über den Projektstand von Badsanierungen oder Hilfestellungen zu Problembaustellen weitergegeben. Diese Informationen gehen allesamt verloren, da sie nur in dieser App lesbar sind. Lediglich Fotos werden mitunter von den Büromitarbeitern vom (privaten) Handy als E-Mail an die Büroadresse gesendet und dann ggf. in der Branchensoftware weiterverarbeitet oder abgelegt. Auch hier liegt ein Verstoß gegen die bestehenden Datenschutzvorschriften vor, da diese Daten allesamt auf Servern in der USA liegen.

Im Sinne der digitalen Vernetzung ist es dagegen sinnvoll, wenn Fotos und Infos zum Projektstand über eine digitale Baustellenakte mit allen Kollegen geteilt werden und gleichzeitig in der stationären Projektakte abgelegt sind.